Departamenti për Administratë dhe Financa
Përgjegjësitë:
Ushtrimi i të gjitha punëve administrative e financiare në mbështetje të veprimtarisë së përgjithshme të Agjencisë, departamenteve dhe sektorëve të tyre si, Arkivave ndërkomunale është fushë e veprimit të këtij Departamenti.
Drejtori i Departamentit, në bashkëpunim me departamentet tjerë, planifikon dhe zhvillon planifikimin buxhetor si dhe kujdeset për procesin e realizimit buxhetor.
Formulon udhëzime për funksionimin e duhur lidhur me drejtimin, koordinimin dhe mbikëqyrjen e aktiviteteve të të gjitha segmenteve të Departamentit.
Koordinon aktivitetet në mes të sektorëve të Departamentit duke përfshirë organizimin dhe planifikimin e nevojave të parashtruara mbi të gjitha çështjet që janë në kompetencë të Departamentit.
Ofron bashkëpunim, ndihmë dhe këshilla drejtorëve të Departamenteve si dhe personelit tjetër mbi të gjitha çështjet administrative.
Kontribuon në zhvillimin dhe arritjen e standardeve cilësore të administrimit dhe veprimtarisë së Agjencisë, siç janë: disiplina në punë dhe vlerësimi i rregullt i rezultateve në punë.
Menaxhon dhe mbikëqyrë stafin nën kompetencën e Departamentit.
Koordinon me MAP-në, për sigurimin e shërbimeve të teknologjisë informative; furnizimi me ujë, rrymë, ngrohje; sigurinë fizike të objektit të Agjencisë dhe menaxhon nevojat e akomodimit të stafit të Agjencisë.
Përgatitë planin e punës së Departamentit.
Përgatitë raportet javore, mujore, tremujore, gjashtë mujore dhe vjetore të punës së Departamentit dhe Divizioneve të tij.
Divizioni për Buxhet dhe Financa
Përgjegjësitë:
Organizon dhe realizon punët dhe aktivitetet-transaksione buxhetore e financiare për Agjencinë dhe arkivat ndërkomunale, në përputhje me aktet juridike në fuqi.
Udhëheqësi i Divizionit në bashkëpunim me Drejtorin e Departamentit dhe Kryeshefin Ekzekutiv si dhe përgjegjësit e Departamenteve bën planifikimin dhe Strategjinë e buxhetit për Agjencinë Shtetërore të Arkivave të Kosovës dhe në këtë fushë koordinon punët në mes të Departamenteve.
Organizon dhe udhëheq kontabilitetin dhe është përgjegjës për udhëheqjen azhure dhe të ligjshme të tij.
Përcjell dhe zbaton dispozitat ligjore nga lëmi i menaxhimit ekonomik- financiar.
Propozon aktet normative përmbajtjesore nga lëmia e menaxhimit ekonomik – financiar.
Kujdeset për aplikimin e drejtë të dispozitave financiare materiale dhe i kontrollon të gjitha pagesat.
Përcjell harxhimin e mjeteve të dedikuara sipas llojit , qëllimit dhe vendit të shpenzimit.
Përcjell obligimet financiare të kontraktuara sipas llojit, qëllimit dhe vendit të shpenzimit.
Përgatitë shënimet statistikore financiare dhe të investimeve.
Përgatitë raportet financiare periodike dhe vjetore.
Bashkëpunon me Thesarin Shtetëror.
Për punën e tij dhe të Divizionitit, i përgjigjet dhe i raporton Drejtorit të Departamentit.
Divizioni i Logjistikës
Përgjegjësitë:
Realizon të gjitha punët dhe aktivitetet logjistike në mbështetje të përmbushjes së detyrave të veprimtarisë themelore e përcjellëse të Agjencisë, përfshirë departamentet, Divizionet dhe Arkivat Ndërkomunale.
Udhëheqësi i Divizionit bën planifikimin, përpunimin, mbikëqyrjen dhe zbatimin efikas të furnizimit të Agjencisë, Departamenteve, sektorëve.
Siguron regjistrimin e hyrje-daljes së mallit në depo në bazë të kartelave për hyrje-dalje të mallit.
Siguron pranimin e mallit furnizues për Agjencinë në bazë të raportit për pranimin e mallit të Urdhër Pagesës.
Siguron shpërndarjen e mallit, sipas kërkesave të anëtarëve të personelit të Agjencisë dhe të njëjtin e dërgon nëpër zyre.
Siguron përgatitjen dhe mbledhjen e tërë dokumentacionit relevant si fletëngarkesa, kopjet e porosisë për blerje, kontratën si dhe përgatitë shënimet për mallrat e pranuara.
Kujdeset për përdorimin e rregullt ekonomik dhe efikas të automjeteve të Agjencisë.
Siguron që kërkesat për përdorim të automjeteve të autorizuara të Agjencisë nga stafi i Agjencisë të realizohen me sukses.
Siguron kontrollimin e pasurisë dhe aseteve të Agjencisë; të gjitha pajisjet për zyre dhe pajisjet për punë si: kompjuterët, printerët, aparatet për komunikim, orenditë, automjetet dhe gjësendet me vlerë.
Siguron organizimin e suksesshëm të punëve administrative të arkivit; përpilimin, klasifikimin dhe futjen e dokumenteve në dosje, si dhe siguron mirëmbajtjen e arkivit.
Për punën e tij dhe sektorit i përgjigjet dhe i raporton Drejtorit të Departamentit.
